Marco Antonio Mejia Escobar
Aron Aguilar Ordaz
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS
Cuando la inversión en tecnología se hace
necesaria para una organización, la optimización de los costos
involucrados y el control que se debe
ejercer sobre los recursos informáticos debe convertirse en una prioridad
para la organización. A la suma de todos
los costos involucrados en la adquisición, uso y mantenimiento de la
tecnología informática se le conoce como el
Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés). La
administración de recursos informáticos
conlleva una seria responsabilidad, pues la inversión no termina con la
adquisición del recurso, pues la
infraestructura tecnológica, la preparación del recurso humano que utiliza la
tecnología y el mantenimiento de la misma
son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida útil
del recurso. En Estados Unidos el ciclo de
vida útil de un recurso informático, por ejemplo un equipo de
cómputo, es de aproximadamente tres años.
Sin embargo en nuestro país la vida útil del equipo puede ser un
poco mas larga, aunque con el avance tan
rápido de la tecnología este tiempo sé esta reduciendo. Ustedes se
preguntarán: ¿Por qué es importante
administrar los recursos informáticos? Bueno, cuando el ciclo de vida útil
del recurso informático termina, una
organización debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de
nueva tecnología. Estas estrategias deben
permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversión y
además deben incidir de manera importante
en las tomas de decisiones para la inversión en tecnología y el
subsecuente retorno de la inversión. Las
actividades que conlleva la administración de recursos informáticos se
relacionan con: El control del inventario
de hardware y software (control de las aplicaciones, licencias y sus
versiones), la medición de los programas de
cómputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administración
del uso del espacio en disco en la red, los
estándares de uso y la definición de políticas para buen uso del
recurso informático, la implementación de
procesos de auditorias de software en forma periódica, procesos de
respaldos y recuperación de información, la
obtención de información para determinar los requerimientos de
adquisición de hardware y software así como
los presupuestos respectivos, la organización de la mesa de
ayuda para la atención de usuarios, el
control de los niveles de servicio en la atención de problemas y cambios,
la organización del mantenimiento
preventivo que mantenga en buen funcionamiento del recurso de cómputo,
la implantación de software antivirus para
prevenir daño a la información, los controles en las garantías y
seguros de los bienes informáticos y la optimización
en la generación de los presupuestos para la adquisición
y/o cambio de tecnología. Como se puede
observar la administración de estos recursos es una labor que, sin el
soporte adecuado a través de
procedimientos, métodos y tecnología, puede convertirse en una labor ardua y
complicada. Parte importante en la
administración de recursos informáticos lo compone la mejora tecnológica la
cual esta integrada por aspectos
relacionados con administración de activos, sistemas, PC’s, escalabilidad,
protección del centro de computo y mesa de
ayuda. El control del inventario de hardware y software es la base
donde se sustenta la administración de los
activos. De un buen control en el inventario derivamos las
estrategias adecuadas para optimizar los costos
en la escalabilidad de nuestro equipo informático. El ¿Qué?,
¿Cómo? , ¿Cuándo? y ¿Cuánto? invertir en
nueva tecnología se responde a través de una buena administración del
inventario. ¿Qué pasos debemos seguir para llevar un control adecuado del inventario?
Existen desde formas básicas de control que
pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera
manual hasta formas más avanzadas que
requieren el apoyo de herramientas de software que faciliten el
trabajo, todo depende del tamaño de la organización.
No es lo mismo controlar el inventario de una empresa
que tiene 20 computadoras en una misma
ubicación que en una que tiene 50 o 100, y más aún en aquellas
organizaciones que tienen un gran número de
equipo disperso por toda la empresa. En empresas con menos
de 20 equipos, un control manual puede
resultar eficiente si se lleva a cabo a través de revisiones periódicas y
la información es actualizada de manera
constante. La información a controlar se centra específicamente en las
características del equipo que ha sido
asignado a cada usuario. Las características del equipo pueden ser
externas - Marca, Modelo, Numero de serie
del equipo, Proveedor del equipo, Fecha de adquisición, garantía,
etc.- e internas - Tipo de procesador,
velocidad del procesador, capacidad de memoria RAM, capacidad del
disco duro y otras que puedan ser
importantes considerar dependiendo del hardware que se esta inventariando
(PC’s, impresoras, scanners, etc.). Además
de las características de hardware se debe llevar un registro del
software que está instalado en cada PC.
Para ello es importante contar con información a detalle del software
instalado en cada PC - Nombre del Software,
versión, idioma, fabricante - así como también el registro del
proveedor con el que adquirieron el
producto y bajo que esquema de licenciamiento se adquirió. Estas
características son convenientes asociarlas
al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que podamos llevar un
registro completo de los datos del usuario
(Nombre, área y/o departamento al que pertenece y otros que
consideremos importantes) para después
poder analizar toda esta información para tomar decisiones. Ustedes
se preguntarán de que les sirve llevar u
registro de toda la información anterior. He aquí algunos casos en los
que esta información resulta de utilidad:
Robo Hormiga: Un día, en un equipo deja de
funcionar el procesador de palabras que tenía instalado. Usted
acude a revisar el equipo y se encuentra
que el equipo originalmente debería tener 256Mb de Memoria y ahora
tiene 64Mb. ¿Dónde quedaron los otros
192Mb?.
Escalabilidad: Se necesita instalar un
nuevo software que requiere 128Mb en RAM y contar con procesador
Pentium III a 500Mhz. ¿Qué equipos tienen
esa capacidad para poder instalar el software?.
Migración: Se desea saber si es conveniente
cambiar a la nueva versión del sistema operativo, para ello se
requiere saber cual sería la mejor forma de
adquisición de las licencias correspondientes. Ud. realiza un
análisis de las capacidades de sus equipos
para soportar el cambio de versión y de los esquemas de
licenciamiento que sean más competitivos
pues tiene la información necesaria para hacerlo.
Mantenimiento: Incluir en una póliza de
mantenimiento a los equipos de su empresa, para ello revisa cuales
están en garantía todavía, de tal suerte
que no es necesario incluirlos. Auditoria: Regularizar el software para no
tener copias piratas. Ud. al revisar frecuentemente sus equipos
conoce el software que tiene instalado y
lleva el control de las licencias correspondientes por lo que la carta
anterior no les debería preocupar en lo mas
mínimo.
Capacitación: Conocer por departamento que
software de oficina se tiene instalado, de tal forma que pueda
programar la capacitación de los usuarios
optimizando los costos
Salida de un empleado: Cuando un empleado
deja de colaborar en su empresa desea verificar que el mismo
entregue el equipo asignado tal cual se lo
dieron a su ingreso a la empresa.
Estos son algunos de los casos donde se
justifica el llevar un control del inventario.
El control del inventario de hardware y
software puede realizarse en forma básica, media o avanzada y puede
requerir del uso de herramientas
automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. Esto
permitirá un monitoreo adecuado de los
centros determinados para una actividad específica.
1 HARDWARE
Un inventario de hardware consiste de un
listado de todo el hardware en la organización. El inventario de
hardware debe incluir un listado completo
de todos los componentes de la red incluyendo PC’s, Servidores,
periféricos y dispositivos de red y de
comunicaciones. La información del inventario incluye identificación
relevante (números de serie, números de
inventario, códigos de barra, etc.) de cada componente - PC’s,
Servidores, periféricos y hardware de la
red. Además de lo anterior es conveniente mantener un historial de los
aspectos financieros (registros de
adquisición, arrendamiento, seguros, depreciación) físicos (movimientos,
adiciones, cambios) y técnicos. Decimos que
un inventario de hardware es básico cuando este es mantenido
en un archivo no integrado. Este archivo es
manualmente actualizado y contiene mínima información acerca
del software. Esta es una estrategia de
control con mínimos costos y mínimo retorno. Cuando hablamos de un
inventario de nivel medio estamos ya
involucrando herramientas automatizadas que permiten obtener
información de los activos a inventariar de
forma automática. La información obtenida es utilizada para la
resolución de problemas y en la planeación
de presupuestos y actualizaciones. El objetivo es bajar costos y
mejorar la eficiencia de los equipos de
soporte a usuarios. En controles avanzados de inventario de hardware
las herramientas automatizadas se integran
con otros productos para dar un mayor soporte a los usuarios de la
organización. Las herramientas son
utilizadas también para soportar las políticas para la administración del
software y se integran a un sistema de
planeación de activos informáticos.
Inventario de hardware básico.
Es recomendable estructurar en base al
equipo cabeza de configuración, normalmente el CPU o gabinete
principal y sus partes, accesorios o
periféricos que lo integran o conforman, en un esquema del estilo PADRE---
> HIJOS registrando por cada uno datos
tales como: Número de Control.
Identificación o Clave.
Descripción.
Marca.
Número de Serie.
Número de Parte.
Tipo
genérico de equipo.
Capacidad.
Tipo
de Tecnología.
Fecha de Recepción.
Fecha de Instalación.
Tipo
de mantenimiento.
Status (En reparación, asignado, prestado,
obsoleto, baja, refacciones,...).
Dirección Ethernet o IP.
Consumo eléctrico.
Disipación térmica.
Costo.
Datos de su ubicación.
Responsable.
Tipo
de uso.
Localización.
Extensión/teléfono de referencia.
Departamento o Área.
2 SOFTWARE
Un inventario de software debe contener
información acerca del software instalado en cada una de los equipos
de cómputo del centro de cómputo. Lo
anterior debe incluir tanto Servidores como PC’s. Es recomendable que
la información se concentre en un archivo
central, también es muy recomendable que esta información se
mantenga y actualice en forma periódica y
que incluya los términos de las licencias de uso, fecha de
adquisición, nombre del usuario que usa el
software, detalles de instalación, acuerdos de mantenimiento,
monitoreo de uso y otros datos que sean de
importancia para su administración. Como habrán de observar el
inventario de software es de suma
importancia pues permite administrar de mejor forma las licencias, negociar
contratos de soporte, planear
actualizaciones de software, resolver problemas relacionados con su uso y por
supuesto permite una administración
financiera adecuada. Inventario de software básico
Clave o Identificación.
Descripción.
Fecha de recepción.
Fecha de instalación.
Tipo
de documentación.
Medio de distribución.
Tipo
de aplicación.
Disponible en computadoras.
Computadora/servidor.
Versión.
Número de licencias.
Tipo
de contrato.
2.1 Prácticas de buen uso para la
Administración de Software
Cuando el control del inventario de
hardware y software ya se ha implementado en la organización y se
mantiene actualizado en forma periódica,
debe implantarse otra práctica de buen uso, me referiré en este
artículo a la “Administración de Software.”
La administración de software es la función que permite asegurar a
la organización el cumplimiento de las
licencias del software que se tiene instalado así como el buen uso que
se haga del mismo.
Los elementos que intervienen en una buena
administración de software son:
El control de las aplicaciones y versiones
de software: Generalmente utilizado para procesos de migración y
actualización. Consiste en llevar un
control de las aplicaciones que están instaladas en la organización de tal
modo que cuando exista la necesidad de
cambiar a una nueva versión o aplicar algunos “parches” al software
que presenta problemas se pueda realizar de
manera uniforme. Por ejemplo, el pasado problema del año 2000.
Existían aplicaciones que se habían
desarrollado con MS-Access 2.0, el cual presentaba problemas en el
cálculo de fechas. La recomendación era que
todas las aplicaciones creadas con esa versión fueran
actualizadas con la nueva versión de
MS-Access. El llevar un control de las aplicaciones que fueron
desarrolladas con esa versión permitió a
muchas empresas evitar un problema mayor. El beneficio que se
obtiene con un buen control de versiones lo
observamos en los procesos de actualización de licencias pues se
puede planear de mejor forma las
inversiones en adquisición de licencias de software y con ello optimizar los
costos.
Auditoria de software: La auditoria de
software permite evaluar el grado de exposición en el que se encuentra
una organización con respecto al software
que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias de uso. Los
beneficios que se obtienen son la eliminación del riesgo de enfrentar demandas
civiles y penales
por tener software sin la correspondiente
licencia. Así también permite conocer cómo se llevan a cabo los
controles definidos para la administración
del software.
La importancia de conocer el uso que se le
esta dando al software permite saber si hay retorno de la inversión
realizada. El comprar licencias de software
sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los
costos de adquisición se eleven. Por
ejemplo, si tenemos instalado en un servidor un producto de oficina
(Procesador de palabras, hoja de cálculo,
presentaciones etc.) como MS-Office, Lotus Smartsuite que es
utilizado en promedio por 30 usuarios de
los 50 que lo utilizan de forma esporádica, es posible instalar en el
servidor un software encargado de
monitorear el uso del producto, para poder ajustar la compra de las licencias
o actualizaciones al uso real que se le
está dando. En vez de adquirir 50 licencias podría adquirir solamente 30.
El beneficio obtenido es la reducción en la
inversión.
La administración del espacio en disco en
la red: Consiste en monitorear constantemente la información
residente en los discos duros del servidor
o de las PC’s de la organización. Existe mucha información que no
es parte del proceso de negocio en una
empresa que ocupa espacio en disco y que todo usuario debe depurar
como parte de su responsabilidad. Me
refiero a notas de e-mail, archivos de características singulares - fotos,
imágenes, tarjetas electrónicas de
felicitación, los famosos tapices y protectores de pantalla - además de toda
aquella información que NO es información
de negocio. El beneficio de administrar efectivamente el espacio en
disco evita que estemos actualizando
continuamente las PC’s con discos duros de mayor capacidad y la
realización de inversiones innecesarias. El
conocido comentario por parte del usuario “Necesito mayor
capacidad en disco” de ahora en adelante
debe ser justificado antes de instalarle un nuevo disco.
La definición de estándares, políticas y
procedimientos: Si todo lo descrito anteriormente no se encuentra
sustentado a través estándares, políticas y
procedimientos de control, de nada servirán los esfuerzos
realizados. Dentro de los estándares se
pueden definir aquellos relativos al uso de software de base (sistemas
operativos), software de oficina (paquetes
administrativos, hojas de cálculo, procesadores de texto, etc.) ,
software de red. De las políticas se pueden
definir políticas de uso de software entre otras y de los
procedimientos se pueden incluir aquellos
relativos al proceso de adquisición de licencias, instalación de
software y actualización. Todo lo anterior
debe ser soportado por un buen plan de concienciación que
comunique de manera efectiva y
responsabilice a todos los usuarios de la organización del buen uso del
software.
3 DEFINIENDO LA ADMINISTRACIÓN DE POLÍTICAS
CORPORATIVAS
La administración de políticas corporativas
es una forma de administrar el entorno de trabajo de un usuario. El
esquema sugerido permite, a un
administrador de la red o de la PC, controlar a través de reglas lógicas cuales
aplicaciones, configuraciones, recursos -
de red o bases de datos - y otros activos informáticos pueden ser
utilizados por los usuarios. Cada usuario o
grupo de usuarios tendrá un perfil donde son definidos susprivilegios, de tal
suerte que al asignarle un activo informático estos privilegios sean asignados
al equipo donde
trabajarán. Estas políticas pueden
implementarse de forma manual - definiendo los estándares, políticas,
concienciando al personal usuario del
equipo y publicando estas políticas en toda la organización - y con el
apoyo de herramientas automatizadas que
eviten que los usuarios realicen cambios en sus equipos. Estos
cambios pueden ser: El introducir software
no autorizado y/o cambiar la configuración del equipo por ejemplo.
La definición e implantación de estos
controles permiten al usuario solo utilizar las herramientas necesarias
para ejecutar su trabajo. Este proceso
integrado con un sistema de administración de cambios y haciendo uso
de políticas bien definidas al respecto,
pueden reducir en forma significativa los tiempos de caída de los
equipos. Por otro lado le permite al
administrador crear plataformas estándar que pueden apoyar los procesos
de migración y actualización de equipos y
software. Otra forma de definir las políticas corporativas se centra en
el equipo y no en el usuario, es decir, el
equipo es preparado con las configuraciones y aplicaciones de
software necesario para que un usuario
realice su trabajo. En este caso particular el perfil es definido para el
equipo y no para el usuario por lo cual si
el usuario se mueve a otro equipo quizá este no cuente con la
configuración y software que el usuario
utiliza para su trabajo. Esta forma de control es sugerida cuando las
aplicaciones que utiliza el usuario son
instaladas en forma local y no existe un servidor que pueda monitorear
su uso. Los beneficios obtenidos son de
igual forma la reducción y la minimización de los tiempos de caída de
los equipos. Una recomendación adicional al
implantar este tipo de esquema es la definición de procedimientos
que permitan el cambio y reasignación de
equipos de forma eficiente y que exista una supervisión efectiva en la
administración de cambios. Adicionalmente
una buena herramienta que permita la auditoria periódica de estos
activos permitirá un mejor control de los
mismos. El uso de Hardware y de Software autorizado deberá estar
regulado por las siguientes normas:
1. Toda dependencia podrá utilizar
UNICAMENTE el hardware y el software que el área de soporte técnico le
haya instalado y oficializado mediante el
“Acta de entrega de equipos y/o software”.
2. Tanto el hardware y software, como los
datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño
intencional o utilización para fines
distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo
con las normas y reglamento interno de la
empresa.
3. El área de soporte técnico llevara el
control del hardware y el software instalado, basándose en el número
de serie que contiene cada uno.
4. Periódicamente, el área de soporte
técnico efectuara visitas para verificar el software utilizado en cada
dependencia. Por lo tanto, el detectar
software no instalado por esta dependencia, será considerado como una
violación a las normas internas de la
empresa.
5. Toda necesidad de hardware y/o software
adicional debe ser solicitada por escrito al área de soporte
técnico, quien justificara o no dicho requerimiento,
mediante un estudio evaluativo. 6. El área de soporte técnico instalara el
software en cada computador y entregara al área usuaria los
manuales pertinentes los cuales quedaran
bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
7. Los paquetes que contienen el software
original de cada paquete serán administrados y almacenados por el
área de soporte técnico.
8. El área de soporte técnico proveerá el
personal y una copia del software original en caso de requerirse la
reinstalación de un paquete determinado.
9. Los trámites para la compra de los
equipos aprobados por el área de soporte técnico, así como la
adecuación física de las instalaciones
serán realizadas por la dependencia respectiva.
10. La prueba, instalación y puesta en
marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el área de
soporte técnico, quien una vez compruebe el
correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva
mediante el “Acta de Entrega de Equipos y/o
Software”.
11. Una vez entregados los equipos de
computación y/o el software por el área de soporte técnico, estos serán
cargados a la cuenta de activos fijos del
área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
12. Así mismo, el área de soporte técnico
mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de
la compañía, en cuanto a número de serie y
ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo
menos una vez al año su correcta
destinación.
13. El área de soporte técnico actualizara
el software comprado cada vez que una nueva versión salga al
mercado, a fin de aprovechar las mejoras
realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta
actualización.
Administración de Recursos Informáticos
Temario:
1-
Incorporación de Sistemas de
Información (SI) en las organizaciones
2-
Funciones de las Tecnologías de
Información (TI) en los negocios
3-
Recursos de SI
4-
Administración de TI
a.
Componentes
b.
Proceso de planeación
c.
Organización de TI
5-
Fallas en la administración de TI
6-
Conclusiones
La tecnología es una causa real y es
la impulsora a la hora de formar una estrategia de negocio. Las empresas
modernas saben que una gerencia hábil y el uso de inversiones en TI les
proporcionan una ventaja competitiva.
Las organizaciones pueden usar los SI
de forma estratégica o conformarse con usarlas en el apoyo eficiente de
operaciones cotidianas.
Objetivos para graduados en Ciencias
Económicas
n Identificación
del vínculo entre plan estratégico de negocios, objetivos organizacionales y
plan estratégico de SI, interpretando los conceptos y métodos relacionados con
su desarrollo
n Identificación
de la relación entre plan estratégico, proyectos y operaciones diarias.
Es decir, asegurar que el potencial
competitivo alcanzable a través de las TI/SI sea tenido explícitamente en
cuenta durante todo el proceso de planificación estratégica.
Incorporación
de SI en las organizaciones
La incorporación de las Tecnologías y Sistemas de
Información han pasado por 4 etapas:
La introducción
de la informática en la organización
Aparece masivamente en empresas a partir de los años 60. Los
equipos eran máquinas de grandes dimensiones que necesitaban una
infraestructura excepcional. Esto condujo al aislamiento del Dpto. de procesamiento de datos del resto
de la organización.
El objetivo de
los directivos era la reducción de costos de procesos de información (recordar
que las primeras aplicaciones fueron y siguen siendo Contabilidad, Sueldos y
Facturación); la incorporación permitía hacer lo mismo pero en forma más
eficiente y con mayor precisión.
Con ese único
objetivo no existían planes de procesamiento de datos ni eran necesarios. Así
las cosas, se producen tres situaciones (que en muchos casos sirven para
interpretar la situación actual de muchas empresas en SIBC):
1.
En el organigrama
funcional de la empresa, el Dpto. de sistemas se sitúa en una posición
dependiente de los servicios administrativos.
2.
Barrera de comunicación
entre las diferentes jefaturas y la jefatura de SI.
3.
La conexión entre los
objetivos y los planes de Si es inexistente.
La
“expansión anárquica” de las aplicaciones
Una vez resueltos los problemas de mecanización de los procesos de
transacciones básicos, el Dpto. de procesamiento de datos se ve en la necesidad
de hacer frente a peticiones de usuarios que se refieren a problemas cada vez
más complejos y superpuestos con el funcionamiento del negocio. La
incomprensión de los problemas planteados hace que en muchas ocasiones no se
tomen las decisiones adecuadas desde un punto de vista global de la Cía.
El Dpto.
encargado de SI sigue siendo el responsable de asignar recursos y prioridades a
las diferentes peticiones de las unidades funcionales. Los criterios seguidos
para las asignaciones no son (generalmente) coherentes con los objetivos
estratégicos de la CIA. Las razones más frecuentes para la asignación de
recursos:
1.
Facilidad de
implementación
2.
Novedad y atractivo
tecnológico
3.
Poder del usuario(s)
solicitante
4.
Coste del desarrollo a
realizar
La fase de coordinación
SI-objetivos de la empresa
Llegados aquí, las grandes inversiones necesarias para mantener
una instalación funcionando y tecnológicamente NO obsoleta, junto con la queja
de los usuarios, que no ven sus necesidades cubiertas totalmente, hacen que los
máximos responsables de la Cía. decidan afrontar el problema de los SI desde el
punto de vista global.
La solución que
se propone es tomar decisiones de asignación de recursos al nivel que
corresponde. Dado que los recursos afectan a todos los departamentos de la
Cía., el nivel de decisión adecuado es el más
alto posible.
Se establecen,
entonces, planes sistemáticos de definición de necesidades de información
coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la
CIA. Se está intentando “Derriba la Pared” entre los objetivos estratégicos de
la Cía. y la planificación de los SI.
Ahora, el papel
del responsable de los SI ha cambiado completamente. Antes: el responsable de SI asignaba los recursos entre las
distintas solicitudes de los usuarios según su propio parecer. Ahora: se ha convertido en un
coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta del plan de
sistemas.
Esta propuesta
una vez aprobada por el más alto estamento fija los presupuestos de SI, las
aplicaciones a desarrollar en el período presupuestario y las políticas de
asignación de los recursos que puedan seguir a cargo del responsable de SI
(mantenimiento de SI).
La de
interdependencia estrategias de la Cía. - TI/SI
La dirección general se plantea el sacar mayor partido de las
nuevas tecnologías de la información. En muchos sectores aparecen ejemplos de
cías que con un uso adecuado y novedoso de dichas TI consiguen ventajas
competitivas sostenibles.
Es difícil
obtener ventajas competitivas sostenibles si los planes de TI/SI se desarrollan
de manera pasiva, solamente en función de la estrategia de la empresa y para
apoyar a la misma; es necesario algo más: integrar
las posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el
momento de formularla.
En muchas
organizaciones los SI se encuentran en la fase de expansión y anarquía, y
todavía no se ha establecido ninguna metodología de planificación de las
mismas. En estos casos es más fácil llegar al método activo por vía evolutiva
utilizando una metodología pasiva que ayude a la creación de una cultura
precisa.
Para la planificación estratégica existen 2 enfoques:
1.
El apoyo sistemático de
las TI a los procesos de la empresa para mejorarlos de manera continua,
haciéndolos más eficientes. Supone que las mejoras incrementales son
suficientes.
2.
El rediseño radical de los
procesos de negocios, supone que no es posible alcanzar las cotas de
productividad de los líderes a nivel mundial si no se replantea desde cero la
manera de hacer de la empresa.
El
objetivo principal de las metodologías de planificación de ti/si es asegurar
que el potencial competitivo alcanzable a través de las ti/si sea tenido
EXPLICITAMENTE en cuenta durante TODO el proceso de planificación estratégica,
de modo que la estrategia de negocio resultante contenga ingredientes de ti/si
que puedan contribuir a la consecución de ventajas competitivas sostenibles. à
Empezar a pensar en ti/si desde el primer momento en la formulación de la
estrategia.
Funciones de las TI en los negocios
Las TI desempeñan 3 funciones vitales, apoyando:
los procesos
y operaciones de negocio
la toma de
decisiones
la ventaja
competitiva estratégica (requiere la aplicación innovadora de las TI)
En
el mundo real se combinan en sistemas de información ínter funcional que
ofrecen información y apoyo para la toma de decisiones y que también desempeñan
actividades operacionales de procesamiento de la información.
Función del negocio electrónico en las
empresas
Los negocios en la actualidad dependen
de Internet, intranets y extranet para implementar y administrar aplicaciones
innovadoras de negocios electrónicos.
Negocio electrónico (e-business) ~= Comercio electrónico (e-commerce)
Negocio electrónico: uso de las
tecnologías de Internet para trabajar y fortalecer los procesos de negocio, el
comercio electrónico y la colaboración empresarial dentro de una empresa y con
sus relaciones externas (clientes, proveedores, etc.)
Recursos de SI
Recursos de los sistemas de
información
Tiene 5 principales:
Recursos humanos (personas)
ingrediente esencial para la operación exitosa. Usuarios finales y
especialistas en SI (desarrollan y operan)
Recursos Hardware incluye todos los
dispositivos y materiales físicos utilizados en el procesamiento de la
información
Recursos Software todos los grupos de
instrucciones para el procesamiento de la información (programas) y los
procedimientos o instrucciones para su operación por parte de las personas que
los utilizaran.
Recursos de datos: es más que la
materia prima. Son recursos de datos que deben ser administrados de
manera eficaz para beneficiar a todos los usuarios de una organización.
Incluye las bases de datos y las bases de conocimientos (hechos, reglas y
ejemplos de prácticas exitosas).
Recursos de redes, tecnologías y redes
de telecomunicaciones son esenciales para las operaciones exitosas de toda
organización.
Administración
de TI
A medida que avanza el siglo 21 muchas
empresas buscan transformarse en negocios globales por medio de importantes
inversiones en comercio electrónico, negocios electrónicos globales y otras
iniciativas de TI. Hoy veremos como organizar y administrar la función de SI y
también la importancia de un enfoque de valor de negocio y para el cliente de
esa administración. Como futuros profesionales en ciencias económicas, la
administración de TI/SI será una de las mayores responsabilidades.
Como hemos visto la TI es un componente
esencial para el éxito en los negocios de las empresas actuales. Pero
también es un recurso vital de negocio que debe administrarse de manera
adecuada. Esa administración de TI ha desempeñado una función CRUCIAL para
garantizar el éxito o contribuir al fracaso de las iniciativas estratégicas de
negocio de una empresa. Por lo tanto esa administración de TI/SI se transformas
en un RETO para nuestros profesionales (en cs ecs)
Administración de TI - Componentes
n de la estrategia de negocio/TI : formular propuestas
del uso de TI, para apoyar prioridades estratégicas de negocio de la empresa.
n de desarrollo de aplicaciones y TI: incluye
investigación de usos estratégicos de las nuevas TI
n de la organización e
infraestructura de TI, responsabilidad sobre HW, SW, BD, redes y otros
recursos de TI que sea necesario adquirir, operar, supervisar y mantener.
Administración de TI – Proceso de planeación
n desarrollo de estrategias, en apoyo a la visión de
negocio de la empresa
n administración de recursos, desarrollo de planes
estratégicos para administrar o subcontratar recursos de TI/SI
n arquitectura de la TI, diseño conceptual que incluye:
plataforma
tecnológica (HW, SW, COMUNIC)
recursos de
datos, (BD operativas y especializadas)
arquitectura
de aplicaciones, (desarrollo orientado a procesos de negocios
organización
de la TI, distribución de todos los componentes.
Administración de TI – Organización de TI
La computación corporativa sufre un
cambio radical; como si regresáramos a la centralización. Históricamente
–década del ’70- un administrador de procesamiento de datos podía rastrear
TODOS los activos tecnológicos desde un solo lugar. En los ’80 y ’90 distintas
áreas de la organización adquieren sus PC y SW y se unieron a través de redes
que invadieron las organizaciones.
MAINFRAME à centralización HW y SW
MINI
y MICRO COMP à
descentralización HW y SW
Hoy
en día à
centralización para obtener mayor control sobre la administración
De
recursos de TI y satisfacer las necesidades estratégicas de negocio.
Administración de cada factor
participante en los sistemas de información (5 recursos)
Fallas
en administración de TI
La administración de TI no es tarea
fácil. Eficiencia y eficacia. Ejemplos negativos.
No eficaz à uso de TI para computarizar
procesos tradicionales en vez de desarrollar procesos innovadores.
No
eficiente à
periodos frecuentes “fuera de servicio”, pobres tiempos de respuesta
(recordemos características de la información: Las características
a tener en cuenta en el diseño de
todo SI afectará a su relación
costo-beneficio y cuyo conocimiento permitirá la determinación del valor de un
SI:
· Disponibilidad de la información
cuando es necesaria y por los medios adecuados.
· Suministro de la
información de manera “Selectiva”, no sustituir calidad por cantidad.
· El tiempo de respuesta del
sistema.
· Exactitud.
· Confiabilidad.
· Seguridad.
Para evitarlo no hay una receta única,
pero la experiencia indica que en las organizaciones donde los directivos se
involucran y participan los usuarios finales se pueden evitar casos como los
vistos.
Para una buena participación la alta
dirección debería responder preguntas como las siguientes:
Cuanto invertir en TI?
En que proceso de negocio invertir ese
presupuesto?
Que
capacidades de TI implementar?
Que tan buenos deben ser los servicios
de TI? (recordar: área informática de la organización debe ser un área de
servicio mas puesta a disposición de las áreas encargadas de la consecución de
la misión / función / objetivo organizacional)
Que riesgos de seguridad y privacidad
aceptaremos?
Quien es responsable si fracasa?
Conclusiones
Una
administración exitosa de TI/SI presenta desafíos importantes para los
profesionales de Ciencias Económicas
Reconocer
componentes de la administración de TI/SI
Conocer la
implementación de esa administración en una empresa
Reconocer componentes de la
administración de la TI y su implementación en una empresa
Como reducir fallas en la
administración de la TI
Reconocer retos culturales, políticos
y geoeconómicos
Una administración exitosa de TI/SI
presenta desafíos importantes para los profesionales de cs ecs.
La
metodología se basa en la integración de 3 elementos a nivel de la UEN (unidad
estratégica de negocios)
1.
Misión de la UEN indica
los productos, mercados, segmentos de clientes y competencias exclusivas de la
misma.
2.
El análisis de los
factores externos del negocio
3.
El análisis de los
factores internos (cadena de valor)
Para conseguir
una integración real entre ti/si y estrategia de negocio es necesario que el
propio proceso de formulación de la estrategia de negocio incorpore
ingredientes de ti/si de la misma forma que lo hace con otras funciones
(comercial, producción, control, etc.)
El desarrollo de
la dirección estratégica precisa que todos los sistemas administrativos estén
integrados con la estructura organizativa, que esta integración tenga lugar a
nivel operativo y estratégico y que la infraestructura directiva sea congruente
con la cultura organizativa.
El objetivo final
de la utilización de una metodología es facilitar tal integración y que la
cultura organizativa de cada empresa se desarrolle coherentemente con ella.
